Waarom is het cruciaal om een back-up te maken van je Microsoft 365 data?
Microsoft Office 365 is niet meer weg te denken vandaag de dag. Naast de gehoste mailserver winnen andere apps, zoals: SharePoint Online, OneDrive, Teams en Yammer geleidelijk aan aan populariteit bij een breder publiek binnen de MKB-markt. Maar wat gebeurt er met de gegevens die je opslaat in Microsoft Office 365? Is een back-up van Microsoft Office 365 nodig, of zorgt Microsoft daarvoor?
Microsoft Office 365, een Software-as-a-Service (SaaS) aanbod, stelt bedrijven van alle groottes en industrieën in staat om overal Microsoft documenten en e-mails op te maken, deze te delen en eraan samen te werken. De e-mails en documenten die met Office 365 worden geproduceerd, zijn vaak van vitaal belang voor jouw bedrijf. Het is cruciaal dat deze documenten – inclusief e-mails – makkelijk toegankelijk, maar ook vertrouwelijk blijven. De kosten kunnen namelijk hoog oplopen als jouw bedrijf de toegang tot deze gegevens verliest door bijvoorbeeld een ramp zoals ransomware.
Dus, waar gaat het nu precies om? Maakt Microsoft Office 365 automatisch een back-up van jouw belangrijke gegevens? In dit artikel gaan we dieper in op dit onderwerp.
Biedt Microsoft Office 365 een back-up van je gegevens?
Het is heel normaal om aan te nemen dat de uitgebreide gegevensbeschermingsmaatregelen van Microsoft jouw gegevens veilig stellen. Vergis je echter niet, want dit is niet helemaal het geval! Het is niet omdat Microsoft 365-oplossingen in de cloud draaien, dat Microsoft automatisch een back-up maakt van al jouw gegevens. Hoewel Microsoft de volledige suite van Office 365-oplossingen host ( waaronder Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams en meer) wil dit dus niet zeggen dat je zelf geen verantwoordelijkheid meer hebt over het maken van lokale back-ups.
Er is wel een kleine nuance. Microsoft beschikt echter wel over een geo-redundant back-upsysteem dat gegevens repliceert over meerdere datacentra in verschillende geografische regio’s. Dit back-upsysteem is ontworpen om gegevensverlies door verschillende factoren te voorkomen, zoals: natuurrampen, hardware storingen en cyberaanvallen.
Microsoft Office 365: onvolledig als back-up oplossing
De ingebouwde gegevensbeschermingsfuncties van Microsoft beschermen de kernonderdelen van Office 365, waaronder: e-mail, SharePoint, OneDrive for Business en Teams. Deze functies bieden bescherming tegen ernstige vormen van gegevensverlies en maken gegevensherstel mogelijk vanuit de back-upsystemen van Microsoft. Toch is er een brede misvatting dat SaaS-producten (zoals Office 365) geen extra back-ups nodig hebben.
Hoewel het back-upsysteem van Microsoft is ontworpen om de gevolgen van ernstige vormen van gegevensverlies te beperken, is het in werkelijkheid niet in staat om individuele items of bestanden te herstellen die per ongeluk zijn verwijderd of beschadigd door gebruikers. Ze geven expliciet aan dat ze geen garantie bieden voor het maken van back-ups en het beschermen van je gegevens. Microsoft legt hierbij de verantwoordelijkheid bij de organisatie die ze maakt.
Waarom je dus meer nodig hebt dan alleen de Office 365-back-up van Microsoft
Waarom is het absoluut cruciaal om je eigen back-up van Office 365 te maken? Als je dit niet doet, kunnen de gevolgen voor jouw bedrijf namelijk immens zijn. Hieronder geven we een aantal belangrijke overwegingen mee:
Simpele fouten
Of het nu gaat om een fout van je eigen gebruikers, beheerders of van het serviceteam van Microsoft: belangrijke gegevens kunnen per ongeluk worden verwijderd. Gelukkig bewaren SharePoint Online en OneDrive for Business de gegevens tot 186 dagen. Maar wat gebeurt er na deze periode? Als je alleen van deze ingebouwde bescherming gebruik maakt, gaan je cruciale gegevens voorgoed verloren wanneer deze termijn verstreken is.
Cyberaanvallen
De back-up- en herstelfuncties van Exchange Online zijn ontoereikend om ernstige ransomware, malware en virussen op een effectieve manier te bestrijden. Naast de potentiële reputatieschade voor je bedrijf, is er ook een risico dat gevoelige persoonlijke gegevens van je medewerkers en klanten worden blootgesteld.
Interne beveiligingsrisico's
Dit gaat bijvoorbeeld over ontevreden werknemers die kritieke gegevens proberen te verwijderen voordat ze vertrekken, of gebruikers die onbewust geïnfecteerde bestanden uploaden… Adequate beveiligingsmaatregelen zijn dus essentieel, zelfs binnenin jouw organisatie.
Onduidelijk storagebeleid
In het geval van een juridische procedure kan je verplicht worden om bepaalde gegevens terug te halen. Office 365 biedt echter een beperkt beleid voor back-up en datastorage. In het algemeen beschermt Microsoft’s 365 back-up je bedrijf niet tegen juridische problemen. Om juridische geschillen te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je een back-up hebt van de noodzakelijke gegevens.
Welke back-upalternatieven zijn toegankelijk voor Office 365-gebruikers?
Zoals je kan zien zijn de ingebouwde functies voor gegevensbescherming – die bij de 365-service van Microsoft zijn inbegrepen- niet voldoende in de bovengenoemde scenario’s. Vooral als je belangrijke gegevens bewaart in categorieën of workloads die onvoldoende beschermd worden. Om voor al deze categorieën een aparte back-up te voorzien is het belangrijk gebruik te maken van een effectieve methode. Maak dus gebruik van een aanvullende back-upservice die verder gaat dan wat Microsoft biedt op vlak van back-up en herstel van Office.
Gebruik de kracht van Spectrum Protect Plus
Bij Core ICT onderscheiden we ons in het implementeren van gegevensbeschermings- en disaster recovery strategieën, met behulp van de innovatieve technologieën van IBM.
Zoek je een manier om je gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang? IBM’s Spectrum Protect Plus biedt een potentiële oplossing die je Microsoft 365-omgeving overstijgt. Deze software combineert vooruitstrevende technologieën met een gebruiksvriendelijk beheer om zo naadloos en automatisch een back-up te maken van je Microsoft 365-gegevens en je te beschermen tegen mogelijke bedreigingen.
Onepager voor Microsoft 365
Wil je meer weten over deze oplossing voor jouw Microsoft Office 365-gegevens? Onze exclusieve one-pager gaat dieper in op de details van deze storage-oplossing en de potentiële voordelen voor je bedrijf. Download hem via onderstaande button.