“IT is de kern van ons bestaan” zegt senior system engineer Herwig Bogaert van meemoo, Vlaams instituut voor het archief. Als digitaal archief staat of valt de werking bij meemoo met een goede IT-infrastructuur. Meemoo is een vzw die zich met steun van de Vlaamse overheid inzet voor de digitale archiefwerking van organisaties in cultuur, media en overheid. Een goede back-up strategie is cruciaal. Daarom deed meemoo een beroep op Dell Technologies en Core ICT.

Gebruiksgemak van oplossing primeert

Na zeven jaar trouwe dienst was het Data Domain back-up en opslagsysteem van Meemoo aan vervanging toe. Het gaat hierbij niet om de digitale archieven zelf – die worden op tape opgeslagen – maar om de servers die toegang bieden tot de archieven en alle metadata ervan bevatten. “Als we die metadata niet meer hebben, vind je niets terug in het archief. Zij leggen immers de link naar de gearchiveerde objecten,” zegt Bogaert.

Bij het bevragen van de markt had meemoo een stevige lijst met voorwaarden waaraan het nieuw back-up systeem moest beantwoorden, naast een interessant prijskaartje. Meemoo is een vzw die werkt met overheidsgeld, dus prijs-kwaliteit is een belangrijk argument. Verder hecht de organisatie groot belang aan gebruiksgemak. “We moeten met een klein team veel technologieën beheren. We hebben dus niet specifiek iemand die zich enkel op back-up kan focussen.” Andere criteria die meemoo stelde: de technologie moest future-proof zijn en dus zeker ook weer zeven jaar mee kunnen. Een vlotte integratie met VMware, deduplicatie van data, asynchrone back-up of replicatie naar de cloud en regelmatige recovery testen van de data in de cloud vervolledigden de lijst.

Back-ups gaan nog vlotter dan voorheen

Uiteindelijk kwam de Dell Integrated Data Protection Appliance (IDPA) DP4400 als beste koop uit de bus. Dell IDPA integreert hardware en software in één makkelijk te installeren en onderhouden appliance, die dankzij deduplicatie een lage ‘cost-to-protect’ biedt en de back-ups volledige automatisch laat verlopen. Met dit ‘set & forget’ principe voldoet Dell IDPA aan de eisen naar gebruiksgemak en kosteneffectiviteit. “Het was ook een voordeel dat we vanuit de vroegere Data Domain-systemen al de kennis van Dell technologie hadden”, zegt Bogaert. Dell IDPA is ook makkelijk schaalbaar, en de back-ups naar de cloud zorgen er voor dat meemoo de data ook voor langere tijd kan opslaan en makkelijk aan disaster recovery kan doen.

Voor de implementatie van de Dell IDPA werkte meemoo intensief samen met Dell Technologies zelf, en met Core ICT. “Zowel bij Dell Technologies als bij Core ICT kregen we te maken met mensen die de systemen door en door kenden”, zegt Bogaert. “Alle vragen die we hadden, werden goed opgevolgd en beantwoord. De minste problemen werden ter harte genomen en opgelost.” De Dell IDPA werd naast het oude systeem gezet en gaandeweg werden alle back-ups naar het nieuwe systeem uitgevoerd. Dat gaf meemoo de ruimte om geleidelijk volledig over te schakelen naar de Dell IDPA en het nieuwe systeem helemaal op punt te zetten. “We testen ook dagelijks de recovery om zeker te zijn dat we data uit de back-up helemaal kunnen restoren.”

Nu het nieuwe systeem helemaal loopt, merkt meemoo dat de Dell IDPA nog gebruiksvriendelijker is dan het vorige back-up systeem, onder meer doordat het om één geïntegreerd geheel gaat. “Alles loopt even vlot, en we hebben er nog minder omkijken naar,” zegt Bogaert.

Een echt partnership

“We zijn bijzonder tevreden over de samenwerking met Core ICT. Ze hebben de laatste vijf jaar al een aantal tenders gewonnen bij ons. Een van hun sterke punten is dat ze echt meedenken met ons, vanaf het uitwerken van de offerte tot en met de oplevering en nazorg. Ze stellen zich in onze plaats en zoeken een oplossing die het beste geschikt is voor ons en aan al onze eisen voldoet. Ook tijdens en na de implementatie kunnen we altijd een beroep op hen doen. Ze pakken alles resoluut en grondig aan. Er zijn altijd wel wat vragen die ontstaan, wat zaken die anders lopen dan verwacht. Maar ze hebben de juiste mentaliteit om snel voor een oplossing te zorgen”, besluit Bogaert.