Migreren van Office 365 naar Google G Suite: hier moet je op letten

15-mrt-2019 12:14:40

Een belangrijke beslissing bij het opzetten van de ict-infrastructuur van uw bedrijf, is de keuze voor een publiek cloudplatform waarop uw mailboxen, filesharing-mappen en zakelijke toepassingen als tekstverwerkers en spreadsheets draaien. Vaak gaat deze keuze tussen Google of Microsoft, die met respectievelijk G Suite en Office 365 twee kwalitatieve pakketten aanbieden. Core ICT voerde onlangs voor een klant een migratie uit van Office 365 naar G Suite.  Maar waar moet je nu op letten bij zo’n migratie van Office 365 naar G Suite? We geven je wat tips!

Voorbereiding is essentieel

Het is bij elke migratie vooral belangrijk om een goede planning te maken, en de gebruikers goed te informeren over de stappen die genomen zullen worden. Gebruikers zullen initieel vaak weigerachtig staan tegenover de overgang naar een nieuw systeem. Organiseer op voorhand een info-vergadering waarin je de redenen van de migratie uitlegt en de positieve punten onderstreept van de migratie, bijvoorbeeld de nieuwe tools en mogelijkheden. Tijdens een hands-on workshop kan u de medewerkers van het bedrijf al eens laten kennis maken met G Suite en uitleg geven over de substantiële verschillen, bijvoorbeeld het gebruik van labels in plaats van mappen. Dit bespaart u een hoop support-tickets op de maandagmorgen na de migratie.

G Suite biedt standaard dan wel 30 GB aan opslagruimte voor je e-mails, maar het kan geen kwaad om voor de migratie de hoeveelheid te migreren data waar mogelijk te beperken. Zo kan je oude accounts op voorhand al verwijderen en gebruikers vragen ook eens kritisch te kijken naar de inhoud van hun mailbox. Is het echt nodig om die invite van de vrijdagmiddagborrel van 7 jaar geleden nog bij te houden? De reductie in data zal je vooral winst in tijd opleveren.

Migreren van Office 365 naar G Suite in 19 stappen

Hoe pak je zo’n migratie nu technisch aan? Dankzij de migratietool van G Suite is de migratie op zich een ‘next, next, finish’ verhaal. Toch zijn er een paar punten waar je bij moet stilstaan. We lichten de te nemen stappen even verder toe.Gegevensmigratie

  1. Voeg de domeinen toe in je G Suite, en verifieer ze. Om te verifiëren zal je een DNS record moeten aanmaken. Meer info vind je hier. Pas in dit stadium zeker je MX records nog nietzelf aan.

  2. Maak de nieuwe mailboxen op voorhand aan (en communiceer de login gegevens als je geen SSO gebruikt). Voeg eventueel de oude domeinnaam als alias toe (als je zoals deze specifieke klant van domeinnaam verandert).

  3. Maak een test mailbox aan op zowel Office 365 als G Suite. Zorg dat er wat mails in de O365 mailbox terecht komen.

  4. Maak een admin account aan op Office 365. Deze gebruiker moet impersonation rechten hebben. Deze rechten kan je toekennen in het Exchange beheercentrum in Office 365.

  5. Doe een test migratie van je testmailbox met de G Suite gegevensmigratie. Zo ben je zeker dat alles werkt en de migratie mogelijk is.

  6. Bepaal een cut-over moment en communiceer duidelijk met de gebruikers vanaf wanneer e-mail in hun nieuwe postvak terecht komt. We adviseren om bijvoorbeeld op vrijdagavond of zaterdag te starten met de migratie. Hierdoor heb je ruimte genoeg om tegen maandag alles rond te krijgen.

  7. Maak een plan op voor hoe je gebruikers toegang gaan krijgen tot de mailbox. Bij voorkeur gebruiken ze de webinterface, maar ook Outlook blijft een optie met GSSMO. Je kan eventueel GPO’s gebruiken om een snelkoppeling naar de G Suite apps op het bureaublad te plaatsen en Outlook te verwijderen.

  8. Verlaag de TTL van je MX records. Meestal hebben MX records een TTL van 12h of 24h. Verlaag deze 48h voor de transfer naar 5 minuten. Dit zal er voor zorgen dat de cut-over instant is, en dat je niet in een situatie terecht komt dat mail zowel in de oude als de nieuwe mailbox terecht komt. Op voorhand goed uittesten is de boodschap!

  9. Op het moment van de cut-over, verzet je de MX records zoals aangegeven door G Suite. Zie hier voor de details.

  10. Gebruik een DNS checker om de propagatie van de MX records te volgens, bijvoorbeeld: https://dnschecker.org/#MX/core-ict.be. Als je de TTL correct hebt verlaagt, zou binnen 5 minuten overal de MX records van G Suite moeten verschijnen.

  11. Gebruik een externe mailaccount (die niet tot je eigen domein behoort) om enkele testmails te versturen naar je testmailbox, en controleer of deze ook daadwerkelijk aankomen binnen G suite.

  12. Als je testmails goed aankomen, is de belangrijkste stap gedaan, en komen alle nieuwe mails nu aan in G Suite. Maak de oude mailbox ontoegankelijk voor de gebruikers. Zo vermijdt je dat gebruikers alsnog inloggen in hun oude mailbox (via webmail of Outlook), en van daaruit mails gaan versturen.

  13. Nu is het tijd om de bestaande gegevens over te zetten naar G Suite. Hiervoor gebruik je de G Suite gegevensmigratie. De gegevensmigratie voor mails, contacten en agenda kan gebeuren in aparte migratiestappen. Je kan maar 1 type gegevens tegelijk migreren.

  14. De migraties kunnen zeer lang duren. De gebruikers kunnen echter vanaf het moment dat de cut-over is gedaan reeds hun nieuwe mailbox gebruiken, enkel zullen ze nog niet al hun (oude) gegevens zien. Moet je veel mailboxen migreren, dan kan je eventueel een alternatief stappenplan maken voor alle gebruikers, bijvoorbeeld: 
    1. Alle contactpersonen
    2. Toekomstige afspraken
    3. E-mails tot 1 maand geleden
    4. Alle e-mails
    5. Alle afspraken

contactmigratie

De eerste 3 stappen zullen minder tijd in beslag nemen, en geven je gebruikers al toegang tot de belangrijkste gegevens. Daarna heb je iets meer tijd om de laatste stappen te doen.

  1. Je kan gerust de migraties meerdere keren starten (bijvoorbeeld eerst slechts een deel zoals in het vorige punt). G Suite is slim genoeg om duplicaten te detecteren en samen te voegen.
  2. Tijdens de migratie kan het voorvallen dat 1 of meerdere accounts time-outs geven, tijdelijk een error geven, of (zeer) lange tijd op een bepaald percentage blijven staan. Gewoon laten doen is de boodschap. Blijft een account toch enkele uren ‘vast’ staan, dan kan je eventueel de migratie voor die specifieke accounts herstarten.

  3. Controleer na de migraties de error rapporten die je krijgt via e-mail.

  4. Vraag je gebruikers om individueel te checken of alles werkt naar behoren, en of ze alle gegevens hebben die ze verwachten.

  5. Vergeet na de migratie de TTL van je MX records niet terug te zetten op de oude waarde.

Ben je zelf van plan een migratie uit te voeren, en wil je assistentie of advies bij dat proces? Core ICT kan je hierbij helpen. We kunnen de volledige migratie doen, of een gedetailleerd stappenplan uitschrijven op basis van jouw specifieke situatie. Of wil je net in de andere richting migreren van G Suite naar Office 365? Ook daar hebben we als Microsoft CSP partner kaas van gegeten!

Contacteer ons

Aangeraden artikels

Op basis van Public Cloud

Schrijf u in op onze nieuwsbrief