Uw IT-kosten verlagen: waar houdt u best rekening mee?

30-jun-2021 12:52:58

Kosten besparen. Het blijft een cruciaal punt in heel wat bedrijven en afdelingen, ook binnen IT. Niet verwonderlijk aangezien het uitbouwen, beheren en onderhouden van een IT-infrastructuur vaak een groot deel van het budget opslokt. Maar IT speelt dan ook een essentiële rol voor bedrijfsgroei.


Om deze kosten te verlagen nemen bedrijven allerlei snelle ad-hoc maatregelen, denk bijvoorbeeld aan het stopzetten of opschorten van IT-projecten, upgrades of geplande vervangingen uitstellen, contracten met externe IT-medewerkers opzeggen, enzovoort. Helaas gaan deze plotse beslissingen vaak voorbij aan de essentie: hoe kunnen we efficiëntie van onze IT verhogen en optimaliseren we onze bestaande middelen?

Om u te helpen bij het verlagen van uw IT-kosten zonder daarbij drastische beslissingen te nemen, zetten we graag enkele belangrijke aandachtspunten op een rijtje. Het zijn stuk voor stuk zaken die de kosten van uw IT kunnen drukken en toch de efficiëntie op peil houden.
Hybrid-Cloud-2

Preventief onderhoud IT-omgeving

Onderhoud van uw IT-omgeving is natuurlijk onmisbaar voor een goede werking, maar traditioneel werd dit gezien als een reactief proces waarbij men voornamelijk de IT-infrastructuur controleerde wanneer er een storing of defect opgemerkt werd. Het probleem werd opgelost en de medewerkers konden weer verder. Helaas is een dergelijke manier van werken erg belastend voor uw IT-budget. U moet immers niet alleen ad-hoc IT-medewerkers inschakelen om de problemen op te lossen, maar het werk van andere werknemers wordt ook onderbroken of verstoord.

Daarnaast is de kans groot dat u een onderdeel van uw IT-infrastructuur zal moeten vervangen indien het daadwerkelijk stuk is, en dat levert dan ook weer extra kosten op. Ook een gebrekkige testperiode en het tijdelijk opknappen van IT-issues vormen een veelvoorkomend probleem. Het ad hoc oplossen van dergelijke issues kost immers ook een stevige duit.

Deze kosten zouden kunnen vermeden worden door eerder een preventief onderhoud van uw IT toe te passen. Kort gezegd, betekent dit dat uw IT op regelmatige basis nagekeken en bijgewerkt wordt waar nodig. Zo vermijdt u grote IT-problemen op lange termijn.

Overzicht over applicaties behouden

Ondernemingen verliezen ook soms het overzicht over hun applicatieportfolio, wat resulteert in een kluwen van overbodige applicaties die de IT-infrastructuur een stuk complexer maakt. Dit komt omdat IT-afdelingen tegenwoordig vaak te maken krijgen met een erg lange to do list, en ze bepaalde taken zoals het selecteren en beheren van applicaties op de lange baan schuiven. Medewerkers of teams kiezen dan zelf welke apps ze gebruiken, wat het onderhoud van de IT-omgeving beduidend moeilijker maakt en extra kosten met zich meebrengt.

Bedrijven moeten dus extra aandacht besteden aan het tijdig uitschakelen van applicaties die niet meer nodig zijn.

Houd grip op cloudkosten

afbeelding-2-nieuwsbriefWanneer het gaat om het verlagen van de IT-kosten, kiezen heel wat bedrijven voor een overstap naar de cloud. Dat heeft natuurlijk alles te maken met de schaalbaarheid en flexibiliteit die cloud computing te bieden heeft in vergelijking met de traditionele IT-oplossingen. Toch is de cloud niet altijd een kostenbesparende oplossing wanneer u niet de juiste maatregelen neemt. Het vergaren van voldoende kennis over cloud computing, de overeenkomsten die u sluit én een goed beheer van uw verwachtingen en kosten zijn key. U kan ook heel wat inzichten verzamelen aan de hand van realtime dashboarding.

Evalueer uw onderhoudscontracten

Zoals eerder vermeld is het onderhoud van uw IT-omgeving van essentieel belang, maar de juiste inzichten in en controle over het onderhoud van uw hard- en software zorgen ervoor dat u precies weet waar u voorstaat. Assetmanagement kan u daarbij helpen. IT-oplossingen en tools die uw organisatie niet langer gebruikt, kunnen verwijderd worden wat leidt tot een verlaging van kosten op vlak van energie, beheer en ondersteuning.

Licenties beheren

Wanneer IT niet meer de controle heeft over het beheer van de infrastructuur, door onder meer een te hoge workload, kan het ook met het licentiebeheer de verkeerde kant opgaan. Al te vaak worden bij bedrijven de verkeerde of te veel licenties aangekocht wat een grote onnodige extra kost betekent. Meten wat het gebruik is van bepaalde programma’s en tools, en het actief bijhouden van licentierechten kunnen de IT-kosten weer doen dalen. Een inventarisatie van aangekochte licenties en toegangsrechten én deze toetsen aan de werkelijkheid is van cruciaal belang om een massa aan overbodige licenties te vermijden.

SLA's aanpassen

IT-departementWanneer licenties en applicaties doorgelicht worden met een grondige controle, kan u ook de SLA’s aan dat lijstje toevoegen. Een kritische blik op de bestaande overeenkomsten kan er immers ook voor zorgen dat u te hoge IT-kosten kan voorkomen. Door de serviceniveaus van uw applicaties en servers opnieuw te bekijken en te reorganiseren kan u een deel van uw huidige kosten besparen.

Automatiseren van beheertaken

In een tijdperk waar technologie aan een razendsnel tempo evolueert, is automatisering natuurlijk niet ver te zoeken, en dat kan u ook veel kosten besparen. We denken dan vooral aan het ontlasten van uw IT-medewerkers door repetitieve onderhoudstaken te automatiseren of in een workflow te plaatsen. Uw medewerkers krijgen plots heel wat tijd vrij om zich te focussen op andere IT-taken die meer in lijn liggen van uw core business, en u kan ook sneller problemen opsporen en preventief handelen. Automatisering biedt u dus de mogelijkheid om uw productiviteit te verhogen en operationele kosten te verlagen.

IT-infrastructuur beter beveiligen

Tot slot willen we graag uw aandacht nog even vestigen op het belang van IT-security. Tegenwoordig krijgen verschillende bedrijven wereldwijd te maken met allerlei externe dreigingen zoals ransomware, hacking en phishing. Dergelijke vormen van cybercrime kunnen ernstige schade toebrengen aan uw bedrijf en uw IT-kosten de hoogte in sturen. Het herstel is namelijk verre van goedkoop. Dus beter voorkomen dan genezen in dit geval.

De steun van een professionele externe IT-partner

We begrijpen dat het niet voor elke onderneming eenvoudig is om bovenstaande zaken onder controle te krijgen of een overzicht te behouden over de gehele IT-infrastructuur. Daarom kan de hulp van een ervaren IT-partner een goede investering zijn voor een efficiëntere en kostenbesparende IT.

Zo’n IT-partner kan u bijvoorbeeld helpen met een IT-audit of IT-assessment zodat u voldoende inzicht krijgt in uw bestaand IT-landschap en uw IT-noden voor de toekomst. Daarnaast kan een professionele partner in IT u ook bijstaan in het beheer en onderhoud van uw IT-infrastructuur aan de hand van Managed Services. Zo krijgt uw eigen IT-personeel de tijd, ruimte en budget om zich te concentreren op de kerntaken van uw bedrijf en mee te denken op strategisch niveau.

Wenst u graag verdere informatie over de mogelijkheden van een ervaren IT-partner voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met ons! Samen bekijken we hoe we u kunnen helpen bij het verlagen van uw IT-kosten en het creëren van een gestroomlijnde IT-omgeving.

Aangeraden artikels

Op basis van Managed Services

Schrijf u in op onze nieuwsbrief